La fase finale è spesso la più temuta dalle società di formazione, la rendicontazione ai fondi e la fatturazione ai diversi soggetti coinvolti.
Un gestionale maturo gestisce questa complessità in modo strutturato.
Fatturazione a soggetti multipli
Un’edizione finanziata con fondi interprofessionali può richiedere la fatturazione in quota parte all’azienda cliente (per la parte non finanziata), al fondo (per la quota agevolata), e talvolta a singoli partecipanti.
Il gestionale deve gestire questa ripartizione in modo automatico, senza richiedere che l’amministratore ricrei manualmente ogni volta la logica di suddivisione.
Fattura elettronica integrata
Ogni fattura generata deve uscire nel formato corretto per il sistema di interscambio SDI, con il codice destinatario corretto e le note specifiche richieste dal fondo.
L’integrazione nativa con la fatturazione elettronica elimina un passaggio manuale critico e con esso il rischio di errori che possono comportare contestazioni o ritardi nei pagamenti.
Dossier di rendicontazione automatico
Al termine del corso, il gestionale deve essere in grado di produrre o esportare la documentazione richiesta dal fondo come registro presenze, timesheet dei docenti, prospetto delle spese per voce di costo, riepilogo economico della commessa.
Tutto già disponibile perché è stato registrato durante l’erogazione, non ricostruito a posteriori.
In questo contesto, avere un gestionale che genera automaticamente la documentazione di rendicontazione, anziché costruirla a mano, non è solo una questione di efficienza. È una questione di riduzione del rischio.
Un errore di rendicontazione può comportare la revoca parziale del finanziamento, con impatti economici diretti sulla società di formazione che si è impegnata con il cliente.
